Hoe het werkt

Booqy werkt op alle computers, tablets, smartphones e.d. zolang er maar een internet browser (Internet Explorer, Chrome, Safari, enz.) op zit.

Het kan zijn dat Booqy er op een smartphone net wat anders uit ziet dan op een computer. Toch is de navigatie in de basis vrijwel gelijk.

Op een computer.

In de zwarte balk bovenaan de pagina, vind je het menu.

Voor alle schermen geldt, druk je op het Booqy logo, dan kom je weer in het hoofdscherm (zie hieronder) terecht.

Navigatie

Als je op een van de witte woordjes drukt (REGISTRATIE, ADMINISTRATIE, INSTELLINGEN) dan verschijnen meer keuzes.

Menu REGISTRATIE

Navigatie

Menu ADMINISTRATIE

Navigatie

Menu INSTELLINGEN

Navigatie
FAQ_BasicFunctions Via de Uren button (of menu REGISTRATIE -> Uren) kom je in het kalenderoverzicht waarin de ingevoerde uren zichtbaar zijn. FAQ_BasicFunctions

Druk vervolgens op de UREN TOEVOEGEN knop rechtsboven in het scherm.

Vervolgens kies je het betreffende project en vul je het aantal uren in.

TIP: 30 minuten vul je in als 0,5 uur.

FAQ_BasicFunctions

Staat je project er niet bij, dan heb je die mogelijk nog niet aangemaakt of de start- en einddatum zijn niet goed ingesteld. Als een project nog niet is gestart of is verlopen, dan staat hij niet in de lijst.

Zie ook Project aanmaken

Bij Notitie kun je bijvoorbeeld vermelden welke werkzaamheden je hebt uitgevoerd. Jouw klant vindt deze notities later terug op de uren specificatie achter de factuur.

Druk op Bewaar en je registratie is voltooid.

FAQ_BasicFunctions_4 Via de Kosten button (of menu REGISTRATIE -> Kosten) kom je in het Kostenoverzicht. TIP: bonnetjes en papieren facturen voer je het handigst in met je Smartphone omdat daar een camera op zit. Digitale facturen voer je het gemakkelijkst in via je computer. FAQ_BasicFunctions_5 Indien je de kosten niet kunt doorbelasten op een project, zet dan het vinkje aan bij 'Ten laste van eigen bedrijf?'. FAQ_BasicFunctions_6 Kunnen de kosten wel worden doorbelast, selecteer dan de klant en het project. FAQ_BasicFunctions_7 FAQ_BasicFunctions_8

Druk vervolgens op Bewaar.

Je bon of factuur wordt nu automatisch gescand.

Zodra dit gereed is, zie je hiervan een notificatie op je scherm.

FAQ_BasicFunctions_9

De automatische scan functie zoekt het juiste bedrag en de datum.

De datum wordt overgenomen van de bon. Als de bon niet van vandaag is, staat jouw bon waarschijnlijk niet bovenaan in de lijst.

TIP 1: Met de zoekfunctie heb je jouw bon zo weer gevonden.

TIP 2: Door op de link te drukken die verschijnt bij het notificatie tekentje, ga je direct naar de juiste bon.

FAQ_BasicFunctions_10 FAQ_BasicFunctions_11
FAQ_BasicFunctions_12

Via de Kilometers button (of menu REGISTRATIE -> Kilometers) kom je in het kalenderoverzicht waarin de ingevoerde reizen zichtbaar zijn.

Druk op Knop NIEUWE REIS rechtsboven.

FAQ_BasicFunctions_13 FAQ_BasicFunctions_13

Zijn de reiskosten door te belasten aan de klant, selecteer dan het betreffende project. Is dit niet het geval, zet dan een vinkje bij 'Ten laste van eigen bedrijf'.

Selecteer vervolgens Van en Naar. De reisafstand wordt automatisch berekend en kan, als dat nodig is, later handmatig worden aangepast.

LET OP! Bij adressen moet je ook het land invullen!

Druk vervolgens op Bewaar.

BasicFunctions2_1 Via de Maak Factuur button (of menu REGISTRATIE -> Maak factuur) kom je in het scherm Nieuwe factuur. BasicFunctions2_2 Kies vervolgens eerst een klant door op de knop KLANT te drukken die je kunt vinden in de rechterkolom. BasicFunctions2_3

Als je voor deze klant Uren, Kilometers en/of Bonnen hebt geregistreerd, kies dan het juiste Project (knop PROJECT).

De Betaaltermijn en de Email klant worden overgenomen uit het betreffende project. Deze kun je uiteraard op de factuur alsnog aanpassen.

Indien er Uren, Kilometers of Bonnen te factureren zijn voor dit project, dan worden de betreffende knoppen wit.

BasicFunctions2_4

Zodra je op een van de knoppen drukt, dan worden de Uren/Kilometers/Bonnen toegevoegd aan de factuur.

TIP: let goed op de periode (Van-Tot) waarvoor de factuur wordt gemaakt.

Los van de Uren, Kilometers en Bonnen kun je ook zelf factuurregels toevoegen.

Druk je op Bonnen, dan kun je precies aangeven welke bonnen je wilt toevoegen aan de factuur.

BasicFunctions2_5

Bij voettekst kun je tekst invullen die onderaan je factuur verschijnt.

Druk op TOON VOORBEELD FACTUUR om te controleren of de factuur naar jouw wensen is opgesteld.

BELANGRIJK: druk pas op DEFINITIEF MAKEN zodra je helemaal klaar bent. Je kunt je factuur daarna namelijk niet meer aanpassen.

BasicFunctions2_6

Als laatste stap kun je je factuur downloaden en rechtstreeks versturen via e-mail.

Alle gefactureerde Uren, Kilometers en Bonnen worden nu gemarkeerd zodat ze niet nogmaals op een andere factuur in rekening zullen worden gebracht.

BasicFunctions2_7

Om alle actuele documenten op 1 plaats te bewaren, hebben we een digitale kluis toegevoegd. Hierin kun je documenten bewaren, bewaken op vervaldatum en zeer eenvoudig per e-mail verzenden.

Dit gaat als volgt. Ga naar REGISTRATIE -> Kluis.

BasicFunctions3_1

In de verschillende tabbladen kun je je documenten plaatsen.

Voeg een nieuw document toe door op + NIEUW DOCUMENT te drukken.

BasicFunctions3_2

Vul je een vervaldatum in, dan ontvang je een notificatie zodra het document verloopt.

Om een document per e-mail te sturen, druk je op de groene knop VERSTUUR VIA E-MAIL en vul je de benodigde gegevens in. Dit werkt vanaf elk apparaat waarmee je bent ingelogd in Booqy, dus ook je smartphone.

BasicFunctions3_3 BasicFunctions3_4

In het menu onder INSTELLINGEN -> Bedrijf kun je je gegevens van je eigen bedrijf invoeren. Met name het invullen van je IBAN bankrekening nummer is belangrijk, omdat deze wordt gebruikt voor facturen aan jouw klanten.

2-1

Door naar stap 2

In het menu ga je naar ADMINISTRATIE -> Klantenbeheer.

Daar druk je op de knop AANMAKEN NIEUWE KLANT.

step2_1 Door naar stap 3

Maak nu je eerste project aan. ADMINISTRATIE -> Projecten en druk op NIEUW PROJECT.

step3_1 Let goed op dat je de start en eind datum goed kiest. Alleen binnen de start en de eind datum kun je uren, kilometers en kosten boeken. Dus als je project niet kunt vinden tijdens het registreren, dan ligt het mogelijk daaraan!